Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

PropAgente — operado por Harold David Rodriguez Romero (persona natural).

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Marco Normativo

Esta Política se expide en cumplimiento de la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos personales, en especial:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 — Derecho a la intimidad y al habeas data.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Circular Externa 002 de 2015 de la SIC — Instrucciones para el registro de bases de datos.
• Resolución 1512 de 2021 de la SIC y demás actos administrativos de la autoridad de control.

3. Ámbito de Aplicación

Esta Política aplica a todos los datos personales de personas naturales que sean objeto de tratamiento por parte de PropAgente, ya sea como Responsable o como Encargado del Tratamiento, incluyendo:

• Inmobiliarias y agentes inmobiliarios usuarios de la plataforma.
• Leads y prospectos que interactúan con los agentes IA a través de WhatsApp u otros canales habilitados por nuestros clientes.
• Proveedores y aliados comerciales.
• Aspirantes a colaborar con PropAgente.
• Visitantes del sitio web y de las plataformas digitales asociadas.

Esta Política no aplica a datos de personas jurídicas ni a datos que por su naturaleza sean de dominio público.

4. Definiciones

Para efectos de esta Política, se acogen las definiciones contenidas en el artículo 3.° de la Ley 1581 de 2012:

5. Principios Rectores del Tratamiento

De conformidad con el artículo 4.° de la Ley 1581 de 2012, PropAgente orienta el tratamiento de datos personales bajo los siguientes principios:

5.1. Principio de legalidad

El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Constitución, la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

5.2. Principio de finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada al Titular de manera previa y clara.

5.3. Principio de libertad

El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se podrán recolectar datos sin autorización, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

5.4. Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o inexactos.

5.5. Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

5.6. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

5.7. Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.8. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenda dicho tratamiento.

6. Categorías de Datos Personales Tratados

Según las actividades de PropAgente, se tratan las siguientes categorías de datos:

6.1. Datos de identificación

Nombre completo, número de documento de identidad (CC, NIT, CE, pasaporte), fotografía de perfil opcional.

6.2. Datos de contacto

Dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil (incluido el WhatsApp), perfil en redes sociales cuando aplique.

6.3. Datos del inmueble o búsqueda

Preferencias de búsqueda inmobiliaria (zona, presupuesto, tipología, tiempos), información declarada por el Titular durante la conversación con el agente IA.

6.4. Datos laborales

Únicamente en procesos de vinculación con PropAgente: hoja de vida, referencias, historial de experiencia.

6.5. Datos sensibles

PropAgente no recolecta datos sensibles en sus operaciones ordinarias. Si en algún caso particular fueren necesarios, su tratamiento se sujetará a autorización expresa y a las medidas reforzadas de seguridad previstas por la ley.

6.6. Datos de menores de edad

PropAgente no dirige su servicio a menores de edad ni recolecta deliberadamente datos de menores. Si se identificara el tratamiento accidental de datos de un menor, se procederá a su supresión.

7. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados por PropAgente serán tratados para las siguientes finalidades:

• Operar la plataforma de agentes IA en WhatsApp y otros canales habilitados para nuestras inmobiliarias clientes.
• Procesar y mantener conversaciones automatizadas con leads de las inmobiliarias para calificación, agendamiento de visitas y seguimiento.
• Gestionar la relación contractual y comercial con inmobiliarias, proveedores y aliados.
• Enviar comunicaciones operativas, transaccionales y, previo consentimiento, comerciales sobre productos y servicios.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
• Realizar análisis estadísticos e inteligencia de negocio sobre datos anonimizados o seudonimizados.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias aplicables al Responsable.
• Garantizar la seguridad de los sistemas de información, mediante registros de auditoría y monitoreo.
• Ejecutar procesos de selección, contratación y gestión de personas que colaboren con PropAgente.
• Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

Nota sobre pagos: PropAgente no procesa pagos de los clientes finales (leads). Cuando una inmobiliaria adquiere los servicios de PropAgente, los pagos se acuerdan directamente con el Responsable y no se almacenan datos de tarjeta en nuestros sistemas.

8. Autorización del Titular

De conformidad con los artículos 9.° y 10.° de la Ley 1581 de 2012, PropAgente obtendrá la autorización del Titular de manera:

• Escrita o digital: mediante formularios físicos, casillas de aceptación en plataformas web, aplicaciones móviles o flujos de conversación en WhatsApp que dejen registro del consentimiento.
• Verbal: cuando el tratamiento se origine en una relación directa con el Titular, dejando constancia de la misma.
• Inequívoca: mediante conductas que permitan concluir razonablemente que el Titular otorgó su consentimiento.

PropAgente conserva, para cada Titular, el registro de la versión específica de esta Política aceptada al momento del otorgamiento del consentimiento.

La autorización no será necesaria en los casos señalados en el artículo 10.° de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: información requerida por entidades públicas en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, datos en situaciones de emergencia médica o datos relacionados con el Registro Civil.

9. Derechos de los Titulares

En virtud del artículo 8.° de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley la exceptúe como requisito.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios y garantías legales.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos

10.1. Canal de atención

10.2. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibido, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora, con un plazo adicional que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3. Reclamos

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo en dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, con un plazo adicional que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

La solicitud deberá contener:

1. Identificación del Titular.
2. Descripción de los hechos y pretensión.
3. Documentos de soporte (si aplica).

11. Transferencia y Transmisión de Datos

Para la prestación del servicio, PropAgente utiliza proveedores tecnológicos (Encargados/sub-Encargados) ubicados fuera de Colombia. Por lo tanto, los datos personales pueden ser transferidos o transmitidos internacionalmente a las siguientes jurisdicciones y proveedores:

Toda transferencia internacional de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección requerirá:

1. Autorización expresa del Titular, o
2. Declaración de conformidad expedida por la SIC, o
3. Encuadramiento en alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones de datos a Encargados del Tratamiento se formalizan mediante contratos (Data Processing Agreements o cláusulas equivalentes) que garantizan el cumplimiento de sus obligaciones en relación con el tratamiento de los datos, conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013.

12. Medidas de Seguridad

En cumplimiento del artículo 17, literal d) de la Ley 1581 de 2012, PropAgente implementa las siguientes medidas para la protección de los datos personales:

• Control de acceso basado en roles (RBAC) y autenticación a los sistemas que almacenan datos personales.
• Cifrado de datos en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo en las bases de datos gestionadas.
• Suscripción de cláusulas de confidencialidad y protección de datos con colaboradores y terceros.
• Monitoreo continuo de errores e incidentes mediante herramientas de observabilidad.
• Plan de respuesta a incidentes con notificación a la SIC y a los Titulares cuando corresponda.
• Copias de seguridad periódicas de la información tratada.

13. Vigencia de los Datos y de la Política

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recolección y el período legalmente exigido para su conservación, de acuerdo con las obligaciones legales aplicables (tributarias, laborales, comerciales).

Una vez cumplida la finalidad y los plazos legales, PropAgente procederá a la supresión o anonimización de los datos, garantizando la imposibilidad de su recuperación.

La presente Política rige a partir de su publicación en https://propagente.com y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior. El historial completo de versiones está disponible en /legal/privacidad/v/.

14. Modificaciones a la Política

Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado a los Titulares con una antelación mínima de diez (10) días hábiles, mediante aviso en la página web institucional o por el correo electrónico registrado en nuestras bases de datos. Si el Titular no manifiesta su inconformidad dentro del plazo indicado, se entenderá que acepta las modificaciones.

15. Autoridad de Control

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad nacional en materia de protección de datos personales en Colombia. Los Titulares podrán elevar consultas y reclamaciones ante la SIC una vez agoten el trámite interno ante PropAgente.

Adoptada por:

Harold David Rodriguez Romero
Responsable del Tratamiento — PropAgente
Bogotá D.C., 13 de mayo de 2026

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